World Archives Project: Quels sont les standards généraux de référencement du Projet des Archives Mondiales?

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Utilisation des aides sur les champs

Chaque champ du formulaire contient une description qui explique comment et quelle information de l’image doit être saisie dans ce champ. Ces Aides sur les champs apparaissent dans la partie inférieure gauche de l’outil. Elles sont aussi disponibles dans la page Aide du projet. Vous pouvez également accéder à la page du projet en cliquant sur « Afficher une aide supplémentaire pour ce projet » sous le menu d’aide. Cette page vous donne des exemples des types de formulaires et des descriptions pour chaque champ.

Les Aides sur les champs sont spécifiques à chaque projet et fournissent des instructions à suivre pour saisir les informations dans chaque champ.

Les Aides sur les champs sont-elles mises à jour ?

Oui, si les directives changent ou si nous notons que les instructions des Aides sur les champs ne sont pas claires, nous les corrigeons et les reformulons.

Qu’est-ce qu’une entrée ?

Une entrée est une ligne d’information. Lorsque vous référencez une ligne d’information tirée d’une image d’un recensement ou des registres des criminels, celle-ci doit être saisie sur une seule ligne du formulaire sur lequel vous entrez les données. Lorsque vous ajoutez des lignes supplémentaires, celles-ci apparaissent comme des entrées supplémentaires sur l’index et créent un indexage inexact de l’image.

Certaines collections contiennent plus d’informations qu’il n’est possible de saisir sur une ligne. Par exemple, si vous voulez entrer les données d’une annonce de mariage dont l’image contient les noms des deux groupes de parents sur un formulaire qui contient seulement des champs pour un seul groupe de parents, ne saisissez qu’une seule ligne. Vous ne pourrez référencer qu’un seul groupe de parents. Certaines informations des images ne pourront pas apparaître dans l’index.

Puis-je supprimer une ligne supplémentaire que j’ai ajoutée accidentellement ?

Oui, vous pouvez supprimer une ligne en utilisant l’icône Supprimer une entrée

Quels champs référencer ?

Certains champs sont obligatoires. Ceux-ci sont surlignés et sont basés sur les informations que tous les documents devraient contenir. Si ces informations ne sont pas disponibles, les champs doivent être marqués comme « vide ». Certains types de formulaires peuvent contenir des champs pour des informations supplémentaires qui ne sont pas obligatoires. Veuillez enregistrer ces informations lorsque celles-ci apparaissent dans le document. Cependant, si aucune information n’est présente, il n’est pas nécessaire de marquer le champ comme « vide » car cela prendrait beaucoup trop de temps.

Les documents contiennent souvent des informations pour lesquelles nous n’avons pas des champs. Ce serait bien de pouvoir capturer plus d’informations, mais la raison principale pour laquelle nous ne vous demandons pas de saisir toutes les informations qui apparaissent sur un document est que nous créons un index. Les informations collectées sont basées sur des informations qui seront consultables.

Comment saisir les noms qui semblent être abrégés ?

Lorsque vous travaillez avec des noms, il est recommandé de toujours les saisir tel quel. Par exemple, pour Wm, tapez Wm. Il n’est pas approprié d’assumer qu’il s’agit d’une abréviation et d’entrer William à la place de Wm. D’autres abréviations de noms à surveiller sont Jos pour Joseph, Chas pour Charles, Thos pour Thomas, Jno pour Jonathan, John ou Johann et Jas pour James, etc.

Les mêmes directives s’appliquent aux noms qui semblent être abrégés. Veuillez simplement saisir les entrées telles quelles.

Comment saisir les deuxièmes prénoms ?

Entrez les deuxièmes prénoms après le prénom dans le champ Prénom.

Comment saisir les préfixes et les suffixes ?

La plupart des projets contiennent un champ pour le préfixe et un autre pour le suffixe. Junior, est l’un des suffixes les plus courants. Si aucun champ de suffixe n’est disponible, vous pouvez saisir Junior dans le champ du Nom de famille. Ajoutez-le après le nom de famille, séparé par un espace. Si le nom spécifié est par exemple Randolph, Jack, Baron of Friedmar et si le formulaire ne contient aucun champ pour le préfixe et le suffixe, entrez seulement le nom de famille Randolph et le prénom Jack. Si les champs pour le préfixe et le suffixe sont présents, entrez Baron of Friedmar dans le champs du suffixe.

Comment saisir les alias ?

Lorsque l’image contient des alias (ceux-ci sont généralement spécifiés entre parenthèses), entrez-les dans les champs Alias présents sur les types de formulaires. Par exemple, saisissez le nom John (Johann) Smith (Schmitt) en tapant John dans le champ du Prénom, Smith dans le champs du Nom de famille et Johann dans le champ Alias du prénom et Schmitt dans le champ Alias du nom de famille.

Si l’image fournit plusieurs alias et si vous n’avez qu’un seul champ Alias à votre disposition, ne saisissez pas les alias supplémentaires. Si le formulaire ne possède pas un champ Alias, ne saisissez pas l’alias spécifié dans l’image. N’utilisez pas des lignes supplémentaires pour saisir les alias.

Comment saisir les noms de jeune fille ?

Si le document spécifie un nom de jeune fille, saisissez le nom de jeune fille et celui de femme mariée dans le champ du Nom de famille. Par exemple, dans le cas de Mary Smith, née Jones, tapez Jones Smith dans le champ du Nom de famille et Marie dans le champ du Prénom.

Comment saisir les mots qui ne correspondent pas à des noms, dates ou lieux ?

Il est recommandé d’utiliser la liste des suggestions lorsque vous saisissez des données de ces champs. Pour les champs sur la cause de décès et la profession, l’idéal est de vous reposer sur la listes des suggestions qui apparaît lorsque vous commencez à taper les données.

Comment saisir la ponctuation qui apparaît dans les noms ?

Lorsqu’une apostrophe apparaît dans un nom, comme par exemple O’Dell, saisissez le nom tel qu’il apparaît dans l’image. La même règle s’applique au trait d’union comme par exemple dans le nom Brown-Smith.

Cependant, lorsque des initiales apparaissent, n’incluez pas les points. Par exemple, pour C.M. ou Mrs., tapez C M ou Mrs, sans inclure la ponctuation.

Si le nom contient un espace, comme dans le nom Mc Kay, saisissez le nom avec l’espace.

Dois-je abréger les mois, les lieux, le sexe et les situations de famille ?

Entrez-les sans les abréger. Par exemple, pour Déc., entrez Décembre.

Années


Lorsque possible, saisissez les années en utilisant un format à 4 chiffres. Si l’année sur l’image contient uniquement deux chiffres, essayez de déterminer le siècle durant lequel l’événement s’est produit. L’image contient généralement des informations qui vous aiderons à déterminer s’il s’agit de 2008 ou de 1008. Si vous ne pouvez pas déterminer le siècle, entrez uniquement 2 chiffres. Mois


Sauf indication contraire dans l’Aide sur les champs, n’abrégez pas les mois, même s’ils le sont. Sexe


Entrez le sexe sans l’abréger à partir de la liste de suggestions (Homme, Femme ou Inconnu).

Que dois-je faire si l’image indique que la femme est un Homme. Dois-je le corriger ?

Non, les données doivent être saisies comme elles apparaissent sur l’image. Situation de famille


Si connue, entrez la situation de famille de manière non abrégée à partir de la liste de suggestions (marié, célibataire, veuf, divorcé, jamais marié). Lieux


Si l’image ne spécifie pas un lieu complet et si je connais le pays/état/province, puis-je le saisir ?

No, nous ne voulons pas déduire des informations qui ne sont pas disponibles sur les documents que nous référençons. Si les cartes indiquent Américain, et si l’aide sur le champ demande d’indiquer le pays de naissance, puis-je entrer U.S.A. ?

Non, entrez ce que vous voyez dans l’image.

Si plusieurs pays sont spécifiés, comment puis-je entrer les autres pays ?

Entrez chaque pays et séparez-les par un point-virgule et un espace. Par exemple, pour Grande Bretagne et Irlande, entrez Grande Bretagne; Irlande.

Si le pays n’existe plus, dois-je entrer le nom actuel du pays ?

Non, entrez ce que vous voyez sur l’image. Si l’image spécifie Prusse, entrez Prusse et non pas Allemagne.

Faut-il entrer les abréviations comme des abréviations ou doivent-elles être saisies sous forme de texte intégral ?

Sauf indication contraire dans l’Aide sur les champs, saisissez les lieux tels quels.

Je sais que le lieu est mal orthographié, puis-le le corriger ?

Généralement non. Le nom du lieu ne doit pas être corrigé, mais doit être entré tel qu’il apparaît à l’image

Comment saisir l’âge ?

Lorsque l’âge est spécifié en mois, veuillez toujours le saisir selon un format qui spécifie le nombre de mois sur 12. Par exemple, pour 8 mois, entrez 8/12. Lorsque l’âge est spécifié en années, veuillez simplement saisir le numéro indiqué. Si l’âge apparaît en nombre de jours et correspond à moins de un mois, comme par exemple 13 jours, entrez 0. De plus, si l’âge est enregistré dans un format tel que 6 ans, 3 mois et 2 jours, entrez uniquement l’année. Dans cet exemple, entrez simplement 6.

Si l’entrée spécifie, Mineur, doit-elle être saisie ?

Non, seuls des chiffres doivent être entrés dans le champ Âge.

Dois-je inclure les symboles ? ou * lorsque les caractères sont illisibles ?

Non, ? (point d’interrogation) et * (astérisque) peuvent être utilisés comme caractères de remplacement lorsque vous entrez des données en utilisant la liste de suggestions. Ils peuvent être très utiles lorsque vous essayez de déchiffrer l’écriture manuscrite. Ils ne doivent cependant jamais être dans le texte qui est enregistré dans le formulaire.

Comment dois-je procéder pour saisir les caractères internationaux ?

Vous pouvez être amené à saisir des caractères internationaux qui ne figurent pas sur votre clavier. Pour saisir ce type de caractères, cliquez sur l’icône Caractères internationaux située dans la barre de menus juste au-dessus du formulaire dans lequel vous saisissez les données. Une fois que la fenêtre Caractères internationaux s’affiche, cliquez sur le caractère que vous souhaitez saisir, puis sélectionnez le bouton Insérer.

Dois-je saisir les informations barrées ?

Si l’information est barrée sans être remplacée, saisissez-la. Autrement, saisissez la correction.

Est-il permis de tout saisir en MAJUSCULES ?

Utilisez correctement les majuscules lorsque vous saisissez des données des images.

Puis-je tirer des informations d’une image pour en référencer une autre ?

Sauf indication contraire dans les instructions du projet, les informations ne doivent pas être tirées d’une image pour en référencer une autre.

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